Waar moet u op letten bij overstappen van administratiekantoor?

Maak eerst een lijst van lopende werkzaamheden

Noteer welke BTW-, IB- of Vpb-aangiften al zijn ingediend, welke jaarstukken gereed zijn en welke perioden nog moeten worden verwerkt. Heeft u personeel, neem dan ook de laatste loonperiode, loonaangifte en eventuele lopende personeelsmutaties mee.

Vraag een bruikbaar dossier op

Een dossieroverdracht kan onder meer bestaan uit grootboekgegevens, beginbalans, openstaande posten, jaarstukken, aangiften en relevante correspondentie. Alleen PDF-overzichten zijn niet altijd voldoende om digitaal door te werken; afhankelijk van de software kan een export of gebruikersoverdracht praktischer zijn.

Controleer machtigingen en softwaretoegang

Belastingdienstmachtigingen, bankkoppelingen en softwaregebruik kunnen bij het oude kantoor of op naam van de ondernemer staan. Breng dit vooraf in kaart zodat de nieuwe administrateur weet welke toegang opnieuw moet worden ingericht of ingetrokken.

Spreek af wie het lopende jaar afrondt

Een van de belangrijkste overdrachtspunten is de knipdatum. Rondt het oude kantoor bijvoorbeeld een aangifte of jaarrekening nog af, of neemt de nieuwe partij die taak over? Leg dit expliciet vast om dubbel werk en gemiste deadlines te voorkomen.

Controleer de openingspositie

De nieuwe administrateur moet kunnen aansluiten op de laatste betrouwbare stand. Dat betekent niet automatisch een volledige controle van alle historische jaren. Wel moeten onduidelijke balansposten, openstaande posten en nog niet verwerkte correcties worden besproken voordat ze als nieuwe uitgangspositie worden overgenomen.